Programmatūras atsauksmes

Pārskatīta 11 labākā 2020. gada dokumentu pārvaldības programmatūra

Pārskatīta 11 labākā 2020. gada dokumentu pārvaldības programmatūra


We are searching data for your request:

Forums and discussions:
Manuals and reference books:
Data from registers:
Wait the end of the search in all databases.
Upon completion, a link will appear to access the found materials.

Dokumenti un faili ir būtiska jūsu biznesa sastāvdaļa.

Neatkarīgi no tā, vai jūs vadāt lielu organizāciju, mazu uzņēmumu vai pat veicat darbs no mājas, iespējams, jūs izveidojat daudz dokumentu. Kad esat izveidojis šos dokumentus, jums tie jāglabā drošībā un sakārtoti, lai komanda un klienti varētu tiem ērti piekļūt.

Lai padarītu lietas vienkāršākas, varat izmantot dokumentu pārvaldības programmatūra.

Ar šiem instrumentiem palielinās vajadzība pēc šiem rīkiem globālais dokumentu pārvaldības programmatūras tirgus iespējams, ka 2028. gadā sasniegs 11,06 miljardus USD.

Šie rīki kļūst aizvien populārāki - un pamatota iemesla dēļ.

Tie palīdz jums saglabāt failus organizēti un droši, lai nodrošinātu vienmērīgu sadarbību starp visām ieinteresētajām personām. Viņi arī padara jums vienkāršāku augšupielādi, lejupielādi vai vienkārši piekļuvi failiem no jebkuras platformas, ierīces vai tīmekļa pārlūka.

Lai palīdzētu jums pieņemt pareizo lēmumu, es sarindoju un pārskatīju labāko dokumentu pārvaldības programmatūru. Šīs atsauksmes ir balstītas uz to galvenajām īpašībām, lietošanas vienkāršību, integrāciju, dokumentu dzīves ciklu, failu formātiem, darbplūsmas automatizāciju, cenu plāniem un daudz ko citu.

Sāksim.

Kāda ir labākā dokumentu pārvaldības programmatūra?

Šeit ir manas labākās izvēles par labāko dokumentu pārvaldības programmatūru, ko izmantot šogad.

1. Dropbox.

Dropbox ir viena no vispopulārākajām pieejamajām dokumentu pārvaldības sistēmām all-in-one. Tas ļauj digitāli pārvaldīt gan tradicionālos, gan multivides dokumentus. Tas arī ļauj rediģēt dokumentus, un izmaiņas reāllaikā ir redzamas citiem lietotājiem.

Izmantojot jaunas funkcijas, piemēram, optisko rakstzīmju atpazīšanu (OCR), lai attēlus pārvērstu tekstā un daudzu trešo personu lietotņu integrācijās, jūs nevarat noiet greizi ar Dropbox.

Galvenās iezīmes:

  • Konta pārsūtīšanas rīks - Tas ļauj droši pārsūtīt failus no vairākiem lietotājiem, ja notiek pārmaiņas vai mainās atbildība.
  • Dropbox vitrīna - Demonstrējiet visus savus darbus profesionāli pārvaldītās lapās un izsekojiet lietotājiem, kas iesaistās jūsu failos.
  • Trešās puses lietotņu integrācija - Dropbox piedāvā stabilu integrāciju ar vairāk nekā 3 000 000 savienotām lietojumprogrammām.
  • Tiešraides atbalsts - Tā tiešais atbalsts piedāvā stabilu pakalpojumu, izmantojot e-pastu, tērzēšanu un tālruņa zvanus.

Plusi:

  • Piedāvājumi 'attālā tīrīšana' funkcija, lai nekavējoties notīrītu failus no nozagtām ierīcēm un uzlauztiem kontiem, lai nodrošinātu datu drošību
  • Ļauj pārraudzīt savas komandas darbību, izmantojot administratora informācijas paneli
  • Nodrošina pagaidu piekļuvi, izmantojot saites, kurām beidzies derīguma termiņš, un atspējo saišu lejupielādes
  • Palīdz atgūt izdzēstos failus, atjaunojot faila iepriekšējo versiju
  • Sinhronizē dažādās ierīcēs un platformās
  • Nāk ar funkciju, ko sauc 'komandas mapes pārvaldnieks' lai palīdzētu jums iegūt kontroli un pamanāmību pār komandu mapēm
  • Piedāvā virkni elastīgu uzglabāšanas plānu

Mīnusi:

  • Mobilā versija nav tik lietotājam draudzīga kā darbvirsmas versija
  • Augšupielāde var būt lēna

Cenas:

Tā standarta un uzlabotais plāns maksā attiecīgi 12,50 USD un 20 USD mēnesī. Uzņēmuma plāna cenas ir pieejamas pēc pieprasījuma.

2. Zoho dokumenti.

Zoho Docs ir vēl viena populāra dokumentu pārvaldības programmatūra šajā sarakstā. Tas ļauj droši glabāt un pārvaldīt visus savus failus mākonī. Tas arī piedāvā jaudīgus sadarbības rīkus, ieskaitot grupu koplietošanu un divvirzienu sinhronizāciju, lai palīdzētu efektīvi strādāt ar attāliem klientiem un darbiniekiem.

Galvenās iezīmes:

  • Dokumentu glabāšana - Tas lietotājiem ļauj ērti uzglabāt lielus failus, ieskaitot videoklipus, mapes un pat pilnīgas datu bāzes.
  • E-pasts - Nekavējoties nosūtiet dokumentus no sava e-pasta vai skenera uz mākoņa kontu, nepierakstoties.
  • Tīra organizācija - Ērti izveidojiet mapes un apakšmapes, lai failus kategoriski sadalītu kategorijās, pamatojoties uz projektu, funkciju un failu tipiem.
  • Divvirzienu sinhronizācija - Varat strādāt tiešsaistē vai bezsaistē uz darbvirsmas - faili tiek automātiski atjaunināti, kad esat atkal tiešsaistē.

Plusi:

  • Ļauj pārsūtīt lielu skaitu mapju, nesajaucot pasūtījumu
  • Izveido failu automātisko dublēšanu, lai novērstu datu zaudēšanu
  • Ļauj augšupielādēt failus lielapjoma formātā
  • Ļauj jums izveidot grupu failu kopīgošanai ar vairākiem lietotājiem vienlaikus
  • Nodrošina tērzēšanu lietotnē, lai sadarbotos ar dažādiem komandas biedriem
  • Iestata atgādinājumus un uzdevumu pārvaldīt un deleģēt darbu komandu starpā
  • Saglabā failus dažādos serveros dažādās vietās
  • Tas nodrošina stingru drošību, šifrējot failus, izmantojot RSA balstītu 2048 bitu atslēgu, kas veidota, izmantojot perfektu priekšu noslēpumu (PFS).
  • Piedāvā audita takas funkciju, lai izsekotu citu lietotāju veiktos labojumus
  • Ļauj personalizēt to atbilstoši jūsu zīmola prasībām
  • Piedāvā bezmaksas versiju līdz 5 lietotājiem

Mīnusi:

  • Lietotāja saskarne izskatās pamatota un datēta
  • Lietojumprogrammas ielādes laiks ir lēns

Cenas:

Tās apmaksātie plāni sākas no USD 5 mēnesī. Jūs saņemat arī 15 dienu bezmaksas izmēģinājuma versiju.

3. eFileCabinet.

eFileCabinet ir vēl viena jaudīga dokumentu pārvaldības sistēma (DMS), kas palīdz skenēt un uzreiz padarīt failus digitālos. Tas arī ļauj nosūtīt vienu failu vairākos formātos ar saitēm, kas aizsargātas ar paroli, un viegli kategorizēt un atrast failus.

Galvenās iezīmes:

  • Spēcīga meklēšana - Tas ļauj pilna teksta meklēšanai meklēt jebkuru failu, kas atrodas jebkurā mapē. Tas sakārto, automātiski atpazīst, nosauc un saglabā visus dokumentus, izmantojot failos esošo informāciju.
  • Darbplūsmas pārvaldība - Viegli pārskatiet dokumentu darbplūsmas momentuzņēmumu. Tas arī ļauj aplūkot konkrētus darbplūsmas posmus.
  • Iebūvētās veidnes - Izmantojiet mapes struktūras veidnes, kuras vēlaties saglabāt visā sistēmā. Varat arī veikt dokumentu izveidi ar iepriekš noteiktiem nosaukumiem.
  • Failu pieprasījumi - Ļaujiet attālinātiem klientiem un darbiniekiem attālināti augšupielādēt failus sistēmā, izmantojot piekļuvi viesiem, izmantojot tā funkciju File Request.

Plusi:

  • Ļauj iestatīt atsevišķu mapju, skapīšu, failu atvilkņu pārvaldību
  • Jūs varat nosūtīt e-paraksta pieprasījumu jebkuram dokumentam
  • Ļauj saglabāt atsevišķu parakstītu dokumentu audita pierakstu, lai nodrošinātu atbilstību un drošību
  • Nodrošina lietotājam draudzīgu darbvirsmas lietojumprogrammu
  • Importē e-pastus un pielikumus iepriekš definētā mapē
  • Piedāvā atsaucīgu tehnoloģiju atbalstu
  • Nāk ar Android un iOS mobilajām lietojumprogrammām
  • Ļauj augšupielādēt dokumentus tieši no kameras
  • Izmantojiet divu faktoru autentifikāciju un uz lomu balstītu atļauju, lai uzlabotu drošību
  • Failu koplietošanas un glabāšanas šifrēšana no vienas puses uz otru
  • Nodrošina integrāciju ar trešo pušu lietojumprogrammām, ieskaitot Salesforce un Microsoft Office

Mīnusi:

  • Tas varētu būt lietotājam draudzīgāks

Cenas:

Tās abonēšanas plāni sākas ar 15 ASV dolāriem mēnesī un pilnībā sasniedz 199 ASV dolārus mēnesī. Jūs saņemat arī bezmaksas demonstrāciju.

4. Digitālā atvilktne.

Digitālā atvilktne ir viena no vēlamajām iespējām vidēja lieluma uzņēmumiem, cita starpā, mazumtirdzniecībā, ražošanā un izglītībā. Tas spēj nekavējoties skenēt un glabāt dokumentus, kā arī piedāvā dokumentu glabāšanu papildu drošības slānim.

Galvenās iezīmes:

  • Dokumentu organizēšana - Ērti sakārtojiet visus dokumentus centralizētā vietā, izmantojot pazīstamo Windows bāzes failu / mapju struktūru. Tas ļauj arī saglabāt failus vairākos failu skapjos, lai tos būtu viegli atdalīt.
  • Elastīgs - Vienkārši apvienojiet dokumentus vai pievienojiet lapas jau esošajiem dokumentiem. Varat arī pārzīmēt dokumentus ar dažādiem indeksiem.
  • Vienkārša importēšana - Izmantojiet vilkt un nomest, kopēt un ielīmēt, kā arī skenēt vai importēt funkcijas, lai viegli importētu failus tieši diskdzinī.
  • Drošība - Tas piedāvā jaudīgu visu dokumentu drošību, izmantojot AES-128 bitu šifrēšanu. Varat arī izmantot revīzijas liecības, lai sekotu līdzi izmaiņām, kas izdarītas jebkurā dokumentā.

Plusi:

  • Nekavējoties pielāgojiet failu skapīšus konkrētām biznesa vajadzībām
  • Izmantojiet versijas vadību, lai piekļūtu tā paša faila vecākām versijām
  • Izmantojot atslēgvārdu un teksta meklēšanu, jūs viegli varat atrast failus, kas glabājas jebkurā diska mapē
  • Ļauj drukāt dokumentus tieši no diskdziņa
  • Tveriet un importējiet vairākus dokumentus vienlaikus
  • Tas sinhronizē failos veiktās izmaiņas no jebkuras ierīces
  • Viegli sadarbojieties ar dažādām ieinteresētajām personām, pārskatot failā veiktās izmaiņas reāllaikā
  • Piedāvā bezmaksas izmēģinājumu

Mīnusi:

  • Piedāvā ierobežotas iespējas
  • Nav piemērots lielām organizācijām

Cenas:

Varat iegādāties programmatūras viena lietotāja licenci par vienreizēju cenu USD 1200 vai arī iegādāties tās abonēšanas plānu USD 500 gadā.

5. FileHold.

FileHold ir uzņēmuma dokumentu pārvaldības risinājums (DMS), kas ir lēts un viegli uzstādāms. Izmantojot programmatūru, jūs varat viegli skenēt, saglabāt un indeksēt dokumentus. Lai nodrošinātu absolūtu drošību, programmatūru var instalēt arī lokālajā serverī.

Galvenās iezīmes:

  • e-veidlapas - Viegli iegūstiet metadatu informāciju no elektroniskām veidlapām, izmantojot standarta Microsoft Word rīkus, kas atrodas Office vai PDF veidlapās.
  • Kurjers - Tā ir droša dokumentu nosūtīšanas metode, kas nosūta arī piegādes apliecinājumu. Tas arī paziņo saņēmējiem, izmantojot e-pastus ar saiti uz dokumentu.
  • Failu pārvaldība - Tas ļauj jums kļūt efektīvākam, diferencējot ikdienas uzdevumus un padarot failu pārvaldību par efektīvu procesu.
  • Skenēšana un attēlveidošana - Dodieties bez papīra, tieši skenējot un attēlveidojot dokumentus, lai tos nosūtītu dažādiem lietotājiem visā pasaulē.

Plusi:

  • Piedāvā vairāku pārlūku atbalstu
  • Nodrošināta ar viedtālruņa programmatūru, lai ērti pārvaldītu visus dokumentus
  • Tas ir aprīkots ar Google līdzīgu izvērsto meklēšanu, kas izmanto dokumenta metadatus, lai palīdzētu atrast atbilstošus rezultātus
  • Varat to efektīvi integrēt ar Microsoft Office, lai nodrošinātu tiešu piekļuvi tādiem rīkiem kā Outlook, Word, PowerPoint, Excel un Visio
  • Izmantojot uzlaboto izvietošanas un saglabāšanas politiku, viegli pārvaldiet gan jaunākos, gan arhīvu dokumentus
  • Iespēja reģistrēties / izrakstīties ļauj izvairīties no pārrakstīšanas, strādājot ar noteiktu dokumentu
  • Izveidojiet virtuālās mapes, lai panāktu bezgalīgu failu apvienošanu
  • Ļauj strādāt ar dokumentiem bezsaistē, un visas izmaiņas tiks saglabātas, kad atkal būsit tiešsaistē
  • Piedāvā uzņēmuma satura pārvaldību (ECM) un arhivēšanu

Mīnusi:

  • Ja esat iesācējs, jums varētu būt grūti izprast tā funkcijas
  • Lietotāja saskarne nav lietotājam draudzīga

6. Dokumentu meklētājs.

Dokumentu meklētājs piedāvā jaudīgu integrāciju ar Windows un efektīvu mākoņa mitināšanu ērtai failu pārvaldībai. Dažas no iespaidīgākajām funkcijām ietver versiju kontroli, skenēšanu bez papīra, dokumentu kontroli, e-pasta pārvaldību un daudz ko citu.

Galvenās iezīmes:

  • Skenēšana - Dokumentu vietrādis ļauj jums viegli konvertēt papīra dokumentus failos, no kuriem pilnībā var meklēt. Varat arī veikt dokumentu uztveršanu un saprast svarīgus faktus par dokumentu kā faila metadatus.
  • Automatizētas darbplūsmas - Tas cita starpā piedāvā dažādas darbplūsmas funkcijas, tostarp noildzi, uz lomu balstītus procesus, kvalitātes kontroles punktus un pielāgojamas paziņojumu veidnes.
  • Meklēšanas opcijas - Jūs varat meklēt failus, izmantojot vairākas iespējas, ieskaitot ātro meklēšanu, enerģijas meklēšanu, izvērsto meklēšanu vai My DL meklēšanu.
  • Dokumenta apstiprināšana - Viegli uztveriet elektronisko dokumentu apstiprināšanu, lai nodrošinātu pārredzamību un atbilstību. Tas atbalsta arī gan viena apstiprinātāja darbības, gan sarežģītas vairāku apstiprinātāju darbības.

Plusi:

  • Ļauj tvert skenēto failu metadatus no zonām, pārsegu loksnēm, svītrkodiem vai atsevišķi atlasīt ekrānā, izmantojot priekšskatījumu dokumentā Pro
  • Piedāvā atbalstu visās pārlūkprogrammās, ierīcēs un platformās
  • Uzlabo procesa elastību, izmantojot deleģēšanas iespējas
  • Varat automatizēt uz dokumentu orientētas darbības, lai izvairītos no atkārtojamības un uzlabotu operācijas efektivitāti
  • Pārskatiet noteiktu darbplūsmas paraugu, lai nodrošinātu labāku kvalitātes kontroli
  • Ļauj izsekot dokumenta pārskatīšanas statusam un apstiprināšanas darbībām
  • Automātiski atgādinājumi un paziņojumi paātrina dokumentu apstiprināšanas procesu
Mīnusi:
  • Lietotāja saskarne ir nedaudz aplieta
  • Piedāvā apmācību, kas tiek piedāvāta tikai dažas reizes gadā

Cenas:

Tās licenču cenas sākas no 250 USD un sasniedz pat 400 USD.

7. HighTail.

HighTail nodrošina dokumentu pārvaldību lietotājam draudzīgāku un intuitīvāku. Turklāt tas ļauj radošajiem profesionāļiem viegli koplietot lielus failus, tostarp video, mākslas darbus, dizaina, fotogrāfijas un prezentācijas failus.

Galvenās iezīmes:

  • Augstas izšķirtspējas priekšskatījums - Varat priekšskatīt vai straumēt lielus failus, tos nenolaižot.
  • Saruna reāllaikā - Privātpersonas vai komandas var saņemt reāllaika e-pastus, projekta atjauninājumus un komentārus.
  • Brīvo roku anotācijas - Ļauj koriģēt failus, zīmējot lodziņu, bultiņu, līniju vai brīvrokas formu, lai iezīmētu multivides failus.
  • Versiju salīdzinājums - Varat izmantot vienā ekrānā esošo failu versiju salīdzināšanu, lai novērtētu izmaiņas un viegli sniegtu atsauksmes.

Plusi:

  • Ļauj lietotājiem sniegt skaidrākas atsauksmes, tieši komentējot failu, kā rezultātā tiek iegūti mazāk rezultātu un labāks gala produkts
  • Racionalizē un apvieno radošo procesu, lai samazinātu laiku līdz ienākšanai tirgū
  • Adresātiem nav nepieciešams konts piekļuves vadībai, lai skatītu koplietotos failus
  • Nodrošina 256 bitu AES šifrēšanu, kā arī uzņēmuma līmeņa drošības piedāvājumus, lai visā sistēmā nodrošinātu stingru drošību
  • Nodrošina 'sūtīt izsekotāju' funkcija, lai uzzinātu, kad faili tiek piegādāti un lejupielādēti
  • Skatiet vairākus failus vienlaikus, izmantojot vizuālās mapes
  • Piedāvā bezmaksas versiju privātpersonām

Mīnusi:

  • Kopīgoto saišu derīguma termiņš beidzas pārāk ātri
  • Meklēšanas funkcija nav lietotājam draudzīga

Cenas:

Tās prēmiju plāni sākas ar USD 12 mēnesī un sasniedz USD 36 mēnesī.

8. Evernote bizness.

Evernote Business, bez šaubām, ir viens no populārākajiem failu pārvaldības rīkiem. Tas palīdz viegli izveidot un koplietot piezīmes un failus, lai izveidotu gudrāku un produktīvāku darba vietu. Visas tās funkcijas galvenokārt koncentrējas uz biznesa produktivitātes uzlabošanu.

Galvenās iezīmes:

  • Uzlabot produktivitāti - Komandas var efektīvi vākt, klasificēt un dalīties idejās, lai uzlabotu produktivitāti.
  • Web Clipper - Tūlīt saglabājiet vietnes ekrānuzņēmumus savā EverNote kontā. Jūs varat viegli saglabāt visu noderīgo informāciju tiešsaistē un atrast to izgriezumu, kad vien jums tas ir nepieciešams.
  • Iebūvētās veidnes - Jūs varat izmantot Evernote iebūvētās veidnes, lai ietaupītu laiku un pūles, apmierinot īpašās vajadzības. Viegli uzstādāmās veidnes ir ļoti pielāgojamas, un jūs pat varat tās izmantot bezgalīgi bieži.
  • Plaša integrācija - Tā piedāvā plašu integrāciju ar trešo pušu lietotnēm, piemēram, Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive un Slack.

Plusi:

  • Ļauj izgriezt ekrānuzņēmumus, lai iegūtu nepieciešamo informāciju
  • Piedāvā vairākus īsinājumtaustiņus, lai uzlabotu efektivitāti
  • Ļauj rediģēt failus un kontus reāllaikā
  • Tas arī ļauj meklēt ar roku rakstītas piezīmes, tāfeles attēlus un skenētus attēlus
  • Tas spēj identificēt 11 ar roku rakstītas valodas un 28 valodas ar mašīnrakstīšanu
  • Evernote for Business atbalsta arī priekšpēdējo iPad
  • Ļauj skenēt fiziskos dokumentus un saglabāt tos kā drošus failus

Mīnusi:

  • Vienumu organizēšana nav bez kļūdām
  • Lielāku failu sinhronizācija ir lēna

Cenas:

Apmaksātie plāni sākas no USD 14,99 mēnesī, vienam lietotājam.

9. Smartsheet.

Smartsheet ir viena no vēlamākajām uzņēmumu izvēlēm, lai panāktu vienmērīgu projektu pārvaldību, failu apmaiņu un sadarbību. Viena no galvenajām funkcijām ir tā, ka tā piedāvā plašu integrāciju ar trešo pušu lietotnēm, tostarp Google Apps, Box, Salesforce, Dropbox, Zapier un citām.

Galvenās iezīmes:

  • Iepriekš iestatītas veidnes - Tas piedāvā iepriekš iestatītas veidnes, lai palīdzētu daudz vieglāk definēt darbplūsmas un biznesa procesus.
  • Sadarbība satura jomā - Ērti pārraugiet savas lapas ražošanas gaitu, piešķiriet uzdevumus, izmantojiet automātiskus atgādinājumus, ļaujiet citiem lietotājiem pārskatīt saturu un sniedziet detalizētu atgriezenisko saiti, izmantojot piespraustās anotācijas.
  • Ļoti drošs - Smartsheets izmanto vietņu datu dublēšanu, mitināšanu Equinix un AWS iespējas, lai pārliecinātos, ka dokumenti ir droši.
  • Automatizācija - Jūs varat automatizēt atkārtotus procesus, pieprasot apstiprinājumus vai nosūtot brīdinājumus un atjauninājumus.

Plusi:

  • Ļauj apvienot nosacītos ceļus un vairākas darbības, lai viegli automatizētu darbplūsmas
  • Iespējo efektīvu sadarbību, atjauninot datus reāllaikā dažādās lietojumprogrammās
  • Vienkārši nomainiet vai apvienojiet datus no Excel izklājlapām, CSV failiem un Google izklājlapām Smartsheet
  • Nodrošina ērti lietojamu vilkšanas un nomešanas lietotāja saskarni, lai pielāgotu informācijas paneli
  • Nodrošina reāllaika piekļuvi viedtālrunim, izmantojot iOS un Android lietotnes
  • Ļauj trešo personu lietotājiem pārskatīt failus un dokumentus

Mīnusi:

  • Jums ir jāpieliek daudz pūļu, lai apgūtu tā garo funkciju sarakstu

Cenas:

Standarta cenas sākas ar USD 14 mēnesī. Uzņēmējdarbības plāniem ar modernākām funkcijām jums jāsazinās ar pārdevēju.

10. Onehub.

Onehub ir vēl viena spēcīga dokumentu pārvaldības programmatūra šajā sarakstā. Tas piedāvā ērtu failu augšupielādi ar vilkšanas un nomešanas funkcionalitāti. Turklāt tas lietotājiem ļauj kontrolēt versijas, kārtot failus apakšmapēs un droši koplietot saturu.

Galvenās iezīmes:

  • Augšupielādējiet failus viegli - Tūlīt augšupielādējiet failus, izmantojot vilkšanas un nomešanas funkciju. Tas arī ļauj automātiskai failu versijai, uz mapēm balstītai organizācijai un drošai FTP vārtejai lielapjoma augšupielādei.
  • Pielāgošana - Ērti pielāgojiet lapas, logotipu un lietojumprogrammas krāsu motīvus atbilstoši jūsu zīmola vajadzībām. Savam kontam varat arī pievienot pielāgotu domēnu un baltu etiķeti.
  • Drošības līdzekļi - Tas izmanto drošības elementu pārpilnību, ieskaitot uz lomu balstītas atļaujas, sesiju noildzes, audita takas un divu faktoru autentifikāciju, lai palīdzētu saglabāt jūsu datu drošību.
  • Priekšskatījums - Ērti apskatiet failu un dokumentu priekšskatījumu, tos nepārsniedzot pārlūkā vai mobilajā ierīcē.

Plusi:

  • Ļauj sazināties ar līdzstrādnieku, lai apstiprinātu vai pārskatītu jūsu failus
  • Piedāvā vienmērīgu integrāciju ar Google disku un OneDrive
  • Ļauj ziņojumiem sazināties ar katru komandas locekli
  • Izsekojiet aktivitātei, lai zināt, kas un kad sūta ziņojumu
  • Izlieciet komentārus par mapēm, lai ērti koplietotu atsauksmes
  • Izmantojiet revīzijas liecības, lai nekavējoties atsauktu piekļuvi, kad redzat kaut ko neticamu
  • Viegli izpildiet sarežģītu paroļu politiku

Mīnusi:

  • Lietotāja saskarne izskatās mazliet novecojusi
  • Jūs nevarat izveidot lietotāju apakšgrupas

Cenas:

Tās apmaksātie plāni sākas no USD 12,50 mēnesī un sasniedz USD 500 mēnesī.

11. InfoRouter.

InfoRouter ir vēl viens dokumentu pārvaldības rīks, kas var palīdzēt viegli pārvaldīt visus savus dokumentus. Tomēr jums tas jāinstalē, izmantojot servera pusi, bez klienta puses komponentiem. Labā ziņa ir tā, ka tā ir ļoti mērogojama un var izmantot līdz 100 serveriem, lai dalītos ar darba slodzi.

Galvenās iezīmes:

  • Ierakstu pārvaldība - Droši pārvaldiet uzņēmējdarbībai kritiskos ierakstus, nosūtot dokumentus uz iepriekš noteiktām darbplūsmām un reāllaikā izsekojot to statusam.
  • Pārskati - Saņemiet konsolidētu ziņojumu par notikumiem, kas notiek katru dienu.
  • Daudzvalodu - Tas piedāvā vairāku valodu atbalstu, ko varat izmantot e-pasta paziņojumu saņemšanai.
  • Karstās mapes - Tas automātiski importē uzraudzīto mapju datus iepriekš definētās infoRouter mapēs.

Plusi:

  • Ļauj konvertēt attēlus PDF failos
  • Jūs varat izveidot neierobežotu skaitu mapju
  • Ļauj izveidot vairākas saknes mapes
  • Atbalsta gan HTTPS, gan SSL
  • Ļauj pielāgot e-pasta un teksta veidnes
  • Atbalsta klasifikācijas vēsturi un klasificētus dokumentus

Mīnusi:

  • Lielu failu augšupielāde ir nedaudz lēna
  • Lietotāja saskarne ir sarežģīta

Cenas:

Tās cenas ir pieejamas pēc pieprasījuma.

Citi rīki, kas vēl nav pārskatīti šajā sarakstā, ir Docuware, M-Files un SharePoint.

Kas ir dokumentu pārvaldības programmatūra?

Tā kā uzņēmumi pārvietojas tiešsaistē, dokumentu pārvaldības programmatūra pēdējā laikā pievērš lielu uzmanību.

Gluži vienkārši, tā ir datoru programmatūra, ko izmanto, lai digitālā formātā organizētu, indeksētu, saglabātu, pārvaldītu un izsekotu dokumentus. Turklāt ar skeneru palīdzību tie diezgan viegli palīdz pārveidot dokumentus digitālā formātā.

Liela apjoma datu apstrāde ir diezgan sarežģīta, it īpaši, ja dokuments ir tā fiziskajā formā.

Patiesībā, pārvarot dokumentācijas izaicinājumus, tiek zaudēta liela uzņēmējdarbības produktivitāte. Pēc konvertēšanas elektroniskos formātos kļūst vieglāk pārlūkot dokumentus. Galu galā jūs tērējat mazāk laika to meklēšanai un varat vairāk koncentrēties uz ieguves informāciju.

Kā jūs izmantojat dokumentu pārvaldības programmatūru?

Dokumentu pārvaldības rīkus ir diezgan viegli izmantot. Lielākā daļa darbību pārklājas neatkarīgi no tā, kuru programmatūru izmantojat.

Apskatīsim praktiskos soļus ar Evernote bizness.

Apmeklējiet vietni un izveidojiet savu kontu un aizpildiet nepieciešamo informāciju, ja tas ir uzņēmuma konts.

Varat tūlīt pieteikties un sākt veidot saturu. Evernote ir savietojams ar dažādiem dokumentiem, ieskaitot fotoattēlus, izklājlapas, rakstus, grafikus un piezīmes. Lielākā daļa dokumentu programmatūras rīku atļauj arī šos dokumentus.

Pēc tam jūs varat sākt pievienot lietotājus sava uzņēmuma kontam. Vienkārši noklikšķiniet uz kreisās puses ikonas, kurā teikts: 'Pievienot lietotājus'. Jūs varat nosūtīt viņiem ielūgumus pa e-pastu un lūgt viņiem pievienoties.

Kad esat pievienojis lietotāju, viņš varēs apskatīt centrālo datu un informācijas krātuvi. Šeit to sauc par Kosmosa direktorijs. Jūs varat arī dot viņiem piekļuvi rediģēšanas un izmaiņu veikšanai repozitorijā.

Evernote arī ļauj veikt piezīmes, iestatīt darba tērzēšanu, izveidot saīsnes un tagus, skenēt dokumentus un reāllaikā sadarboties ar kolēģiem.

Kas jums jāmeklē dokumentu pārvaldības sistēmā?

Lai gan jūsu izvēles un preferences mainīsies atkarībā no jūsu vajadzībām un biznesa dokumentiem, šeit ir norādītas dažas pamata funkcijas, kas jums vienmēr būs vajadzīgas:

1. Arhīvi.

Programmatūrai vajadzētu ļaut jums arhivēt dokumentus centrālajā repozitorijā, lai būtu pieejama ērta piekļuve un tūlītēja informācijas iegūšana - piemēram, Zoho dokumenti.

2. Plaša integrācija.

Dokumentu pārvaldības programmatūrai ir jānodrošina vienkārša un plaša integrācija ar trešo pušu lietojumprogrammām, piemēram, Gmail, Outlook, Salesforce, Google Drive un citām. Tas palīdz vienmērīgā dokumentu apmaiņā. Evernote bizness ir lielisks piemērs.

3. Lielapjoma augšupielāde.

Biznesa scenāriji ietver daudzus dokumentus. Augšupielādēt tos pa vienam ir sarežģīti un laikietilpīgi. Tāpēc jums vajadzētu izvēlēties dokumentu pārvaldības rīku, kas ļauj lielapjoma augšupielādēt dokumentus.

4. Dokumentu drošība.

Uzņēmumi izmanto dokumentu pārvaldības rīkus, lai apstrādātu un glabātu slepenus un klasificētus dokumentus. Šādu datu kompromitēšanai parasti ir tālejošas sekas uzņēmumiem un tas pat var apdraudēt to pastāvēšanu. Tāpēc ir jāizvēlas tāds dokumentu pārvaldības rīks kā Digitālā atvilktne lai nodrošinātu jaudīgu datu drošību.

5. Augstas izšķirtspējas priekšskatījumi.

Kad jūs izmantojat dokumentu pārvaldības rīku, jums nevajadzēs lejupielādēt dokumentu katru reizi, kad vēlaties to apskatīt. Programmatūrai vajadzētu atļaut augstas izšķirtspējas priekšskatījumus, kad vien vēlaties.

Tas nav holistisks funkciju saraksts. Ir daudz citu būtisku atribūtu, kurus lietotāji meklē, ieskaitot plašu veidņu klāstu, reālā laika tērzēšanu, atļauto automatizācijas līmeni, ierakstu pārvaldības funkciju un daudz ko citu.

Kopsavilkums.

Šīs bija dažas no labākajām pieejamajām dokumentu pārvaldības programmatūrām. Ar šo digitālo pārveidi papīra dokumentu dienas ir sen pagājis. Mākoņu glabāšana viennozīmīgi ir labākā izvēle. Tomēr visiem šiem rīkiem ir atšķirīgas iespējas un USP.

Tāpēc nav pareizi paziņot skaidru uzvarētāju - jūsu izvēlei vajadzētu būt atkarīgai tikai no jūsu vajadzībām un budžeta.

Piemēram, ja jūs meklējat bezmaksas / pieejamu, bet uzticamu risinājumu, tad EverNote bizness varētu būt lieliska izvēle. Tomēr, ja jums ir budžets un jums ir nepieciešams uzņēmuma risinājums ar sarežģītākām funkcijām, ieteicams to izmantot Smartsheet.

Pirms galīgā lēmuma pieņemšanas uzmanīgi pārskatiet dažādus rīkus un to funkcijas.

Vai ir kādi dokumentu pārvaldības rīki, kurus vēlaties izmantot? Paziņojiet man komentāros.

Papildu informācija vietnē: Lai iegūtu vairāk biznesa programmatūras pārskatu, skatiet manus ceļvežus labākās plānošanas lietotnes, top projekta vadības programmatūra un labākie prezentācijas rīki izmēģināt šogad.